← กลับไปดูผลงานทั้งหมด ตัวอย่างงานจริง · Google Apps Script

ระบบจัดการงานซ่อมของอู่รถยนต์ บน Google Sheets ของร้านเอง

อู่ซ่อมรถขนาดเล็กที่เจ้าของดูแลเองคนเดียว ต้องการระบบที่เดินงานได้ครบตั้งแต่รับรถ ตรวจเช็คสภาพก่อนซ่อม ออกใบเสนอราคา บันทึกผลซ่อม จนออกบิลเงินสด แต่ไม่อยากมีค่าเช่าเซิร์ฟเวอร์รายเดือน และอยากให้ข้อมูลอยู่ในมือตัวเอง งานนี้จึงสร้างเป็นเว็บแอปบน Google Apps Script ที่ใช้ Google Sheets ของร้านเป็นฐานข้อมูล ส่งมอบเป็นชุดโค้ดพร้อมคู่มือที่เจ้าของร้านติดตั้งและดูแลต่อเองได้

ประเภทงานGoogle Apps Script

กลุ่มลูกค้าอู่ซ่อมรถยนต์ขนาดเล็ก (เจ้าของร้านใช้งานคนเดียว)

ขอบเขตออกแบบ · พัฒนา · ทดสอบ · เขียนคู่มือ · ส่งมอบ

สถานะส่งมอบและใช้งานจริงแล้ว

Google Apps Script Google Sheets HTML Service JavaScript CSS Google Drive API python-docx (คู่มือ)

หน้าภาพรวม — รถที่ยังอยู่ในอู่ งานที่รอเก็บเงิน รายได้เดือนนี้ กราฟย้อนหลัง 6 เดือน และสถานะงานซ่อมทั้งหมด ในหน้าเดียว

โจทย์

งานทั้งอู่อยู่ในสมุดจดกับความจำของเจ้าของร้าน

ร้านรับรถเข้าซ่อมทุกวัน แต่ไม่มีที่เก็บข้อมูลกลาง เอกสารที่ลูกค้าขอจึงต้องเขียนมือใหม่ทุกใบ

ไม่มีหลักฐานสภาพรถตอนรับเข้า

พอส่งมอบแล้วลูกค้าทักว่ามีรอยเพิ่ม ก็ไม่มีอะไรยืนยันว่ารอยนั้นมีมาก่อนหรือไม่ เป็นเรื่องที่เถียงกันแล้วไม่จบทุกครั้ง

ใบเสนอราคากับบิลเขียนมือ

คิดเลขในเครื่องคิดเลขแล้วเขียนลงกระดาษ ตัวเลขผิดบ่อย ไม่มีสำเนาเก็บ และหาใบเก่าย้อนหลังไม่เจอ

ถามว่ารถคันนี้เคยซ่อมอะไรไปบ้าง ตอบไม่ได้

ลูกค้าประจำกลับมาซ่อมซ้ำ แต่ไม่รู้ว่าครั้งก่อนเปลี่ยนอะไหล่ตัวไหน เมื่อไหร่ และเลขไมล์เท่าไร

ทางที่เลือก

ไม่เช่าเซิร์ฟเวอร์ ใช้บัญชี Google ของร้านเป็นที่เก็บข้อมูล

ร้านขนาดนี้มีผู้ใช้คนเดียวและไม่อยากมีค่าใช้จ่ายรายเดือนเพิ่ม ระบบจึงสร้างเป็นเว็บแอปบน Google Apps Script ข้อมูลทุกแถวอยู่ใน Google Sheets ของเจ้าของร้านเอง เปิดดูเองได้ สำรองเองได้ และย้ายออกไปที่อื่นได้ตลอด

0 บาทค่าเซิร์ฟเวอร์รายเดือน ใช้โควตาบัญชี Google ของร้าน

7 ชีตทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูล เปิดอ่านและแก้ได้จาก Google Sheets โดยตรง

4 เอกสารใบรับซ่อม ใบตรวจเช็ค ใบเสนอราคา และบิลเงินสด สั่งพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ได้

6 ขนาดจอปรับหน้าจอตั้งแต่มือถือถึงจอคอมพิวเตอร์

สิ่งที่สร้าง

เปิดงานหนึ่งครั้ง เดินไปได้จนถึงบิลเงินสด

ทุกขั้นตอนอยู่ในใบงานเดียวกัน ไม่ต้องคีย์ข้อมูลรถกับลูกค้าซ้ำในแต่ละเอกสาร

หน้ารับรถเข้าซ่อม แบ่งเป็นสามขั้น เลือกลูกค้าและรถ กรอกข้อมูลการรับรถ และติ๊กใบตรวจเช็คสภาพ — หน้ารับรถเข้าซ่อม — เลือกลูกค้าและรถ กรอกข้อมูลการรับรถ แล้วติ๊กใบตรวจเช็คสภาพ 34 รายการใน 5 หมวด จบในหน้าเดียว

แท็บรายการอะไหล่และค่าแรงในใบงาน พร้อมยอดรวมที่คำนวณให้อัตโนมัติ — ลงรายการอะไหล่และค่าแรงในใบงาน แยกประเภทและรวมยอดให้ทันทีที่พิมพ์

แท็บใบเสนอราคา แสดงยอดรวม ส่วนลด ภาษี และใบเสนอราคาที่ออกไปแล้ว — ใส่ส่วนลดกับภาษีแล้วกดออกใบเสนอราคา เก็บไว้ให้สั่งพิมพ์ซ้ำได้ทุกเมื่อ

แท็บบันทึกผลการซ่อม ระบุงานที่ทำจริง อะไหล่ที่เปลี่ยน ช่างผู้ดำเนินการ และวันที่เสร็จ — บันทึกผลซ่อมแล้วสถานะงานขยับเป็น “ซ่อมเสร็จ” ให้เอง ไม่ต้องไปเปลี่ยนอีกที่

แท็บใบตรวจเช็คในใบงาน แสดงผลผ่านและไม่ผ่านของแต่ละรายการพร้อมหมายเหตุ — ใบตรวจเช็คที่ติ๊กไว้ตอนรับรถ ถูกเก็บติดกับใบงานไว้เป็นหลักฐานสภาพรถ

หน้ารายการงานซ่อมทั้งหมด กรองตามสถานะและค้นหาด้วยทะเบียนหรือชื่อลูกค้า — รายการงานซ่อม กรองตามสถานะหรือค้นด้วยทะเบียน ชื่อลูกค้า หรือเลขที่ใบรับซ่อม

หน้าประวัติการซ่อมของรถหนึ่งคัน แสดงจำนวนครั้งที่เข้าซ่อม ยอดสะสม และรายการซ่อมย้อนหลัง — พิมพ์ทะเบียนแล้วเห็นประวัติทั้งคัน เข้าซ่อมกี่ครั้ง ยอดสะสมเท่าไร เปลี่ยนอะไหล่อะไรที่เลขไมล์เท่าไร

เอกสารที่ออกจากระบบ

เอกสารมีหัวกระดาษและลายน้ำของร้าน สั่งพิมพ์หรือส่งเป็น PDF ได้เลย

โลโก้ที่อัปโหลดไว้ในหน้าตั้งค่า จะไปอยู่สองจุดในทุกเอกสาร คือมุมซ้ายบนข้างชื่อร้าน และกลางหน้ากระดาษเป็นลายน้ำจาง ๆ ที่ไม่บังตัวหนังสือ และติดไปทุกแผ่นเวลาพิมพ์หลายหน้า

หน้าตั้งค่าร้าน กรอกชื่อร้าน ที่อยู่ เบอร์โทร อัปโหลดโลโก้ และเปลี่ยนรหัสผ่าน — หน้าตั้งค่าร้าน — แก้ชื่อร้าน ที่อยู่ เบอร์โทร หรือเปลี่ยนโลโก้เมื่อไรก็ได้ หัวกระดาษของทุกเอกสารเปลี่ยนตามทันที

ใบเสนอราคาที่พิมพ์จากระบบ มีหัวกระดาษ ลายน้ำ ตารางรายการ และจำนวนเงินเป็นตัวอักษร — ใบเสนอราคา — มีจำนวนเงินเป็นตัวอักษรภาษาไทย และข้อความสงวนสิทธิ์งานที่อาจพบเพิ่มระหว่างซ่อม

บิลเงินสดที่พิมพ์จากระบบ มีเล่มที่ เลขที่ ช่องทางชำระ และช่องลงนามผู้รับเงิน — บิลเงินสด — รันเล่มที่และเลขที่ต่อเนื่อง บันทึกช่องทางชำระและผู้รับเงินไว้ในเล่มเดียวกัน

ใบตรวจเช็คสภาพรถที่พิมพ์จากระบบ แสดงผลผ่านและไม่ผ่านของทุกรายการพร้อมหมายเหตุ — ใบตรวจเช็คสภาพรถก่อนรับเข้าซ่อม — พิมพ์ให้ลูกค้าเซ็นรับทราบตั้งแต่วันรับรถ

ใบรับซ่อมที่พิมพ์จากระบบ แสดงอาการที่แจ้ง ช่างผู้รับผิดชอบ ผู้รับรถ และระดับน้ำมัน — ใบรับซ่อม — ระบุอาการที่ลูกค้าแจ้ง ช่างผู้รับผิดชอบ ผู้รับรถเข้าซ่อม และระดับน้ำมันตอนรับรถ

ส่วนที่ยากของงานนี้

Apps Script สะดวก แต่มีกับดักที่ต้องปิดให้หมดก่อนส่งมอบ

แพลตฟอร์มนี้เขียนให้ทำงานได้ไม่ยาก แต่ถ้าปล่อยตามค่าเริ่มต้น ระบบจะเปิดช่องไว้หลายจุดโดยที่เจ้าของร้านไม่มีทางรู้

ปิดฟังก์ชันไม่ให้เรียกจากข้างนอก

บน Apps Script หน้าเว็บเรียกฟังก์ชันระดับบนสุดได้ทุกตัวโดยไม่ผ่านการตรวจสอบใด ๆ ระบบนี้จึงปิดฟังก์ชันภายในทั้ง 77 ตัวให้เรียกจากข้างนอกไม่ได้ เหลือทางเข้าสาธารณะเพียง 7 ทาง และทุกคำสั่งที่เหลือต้องผ่านด่านตรวจ token ก่อนเสมอ

เลข 0 หน้าเบอร์โทรที่หายไป

Google Sheets มองเบอร์โทรเป็นตัวเลขแล้วตัดศูนย์หน้าทิ้ง เบอร์ลูกค้าจึงเพี้ยนทั้งคอลัมน์ แก้โดยบังคับรูปแบบช่องเป็นข้อความตั้งแต่ตอนสร้างชีต และเขียนตัวเติมศูนย์คืนให้ข้อมูลเก่าที่เสียไปแล้วด้วย

เลขเอกสารต้องไม่ซ้ำ แม้ตัวนับหาย

ตัวนับเลขที่เอกสารเก็บไว้นอกชีต ถ้าถูกล้างไปเลขจะวนกลับไปชนของเดิม ระบบจึงไล่หาเลขสูงสุดที่มีอยู่จริงในชีตมาตั้งต้นใหม่ให้เอง เลขใบรับซ่อมและเลขบิลจึงไม่ซ้ำกัน

ลืมรหัสผ่านแล้วต้องกลับเข้าได้

ระบบมีผู้ใช้คนเดียวและเจ้าของร้านเปลี่ยนรหัสเองได้ ซึ่งแปลว่าถ้าลืมก็จะไม่มีใครช่วยปลดล็อกให้ จึงออกแบบทางกลับเข้าระบบไว้ให้ล้างรหัสแล้วตั้งใหม่ได้ โดยข้อมูลงานซ่อมทั้งหมดยังอยู่ครบ

ทะเบียนลูกค้าและรถ แสดงชื่อลูกค้า เบอร์โทรที่ขึ้นต้นด้วยเลขศูนย์ ที่อยู่ และรถที่ดูแลของแต่ละราย — ทะเบียนลูกค้าและรถ — ลูกค้าหนึ่งรายผูกรถได้หลายคัน และเบอร์โทรยังขึ้นต้นด้วยเลขศูนย์ครบทุกแถว

ใช้งานหน้างานจริง

เปิดจากมือถือหน้าร้านได้เหมือนกัน

หน้าจอระบบเมื่อเปิดบนมือถือ แสดงการ์ดสรุปเรียงลงมาและเมนูแบบลิ้นชัก

เจ้าของร้านอยู่หน้างานมากกว่าอยู่หน้าคอม ทุกหน้าจึงถูกจัดใหม่ตามความกว้างจอ เมนูพับเป็นลิ้นชัก ตารางซ่อนคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นออก และฟอร์มเปลี่ยนเป็นเรียงลงมาทีละช่อง

ช่องเลือกทุกช่องพิมพ์ค้นหาได้ ไม่ต้องเลื่อนหาในลิสต์ยาว ๆ
เอกสารที่สั่งพิมพ์ย่อให้อ่านบนมือถือได้ ก่อนส่งต่อเป็น PDF
วันที่แสดงเป็นพุทธศักราชทั้งระบบ

หน้าใบงานซ่อมเมื่อเปิดบนมือถือ ข้อมูลรถและลูกค้าเรียงลงมาเป็นแถวเดียว — ใบงานบนมือถือ — หัวข้อมูลรถและลูกค้าเรียงลงมาทีละบรรทัด ปุ่มสั่งพิมพ์เอกสารขยายเต็มความกว้าง

สิ่งที่ส่งมอบ

ส่งมอบให้เจ้าของร้านติดตั้งและดูแลต่อเองได้

ชุดโค้ดพร้อมติดตั้ง

วางลงโปรเจกต์ Apps Script แล้วกดติดตั้งครั้งเดียว ระบบสร้างชีตทุกใบ หัวคอลัมน์ และค่าตั้งต้นให้เอง

คู่มือผู้ใช้

ไฟล์ Word 28 หน้า พร้อมภาพหน้าจอ 19 ภาพ ไล่ทีละหน้าจอว่าช่องไหนกรอกอะไร และงานหนึ่งใบเดินยังไงจนจบ

ข้อมูลตัวอย่างสำหรับทดลอง

ชุดข้อมูลจำลอง 30 รายการ ให้ลองกดดูทุกหน้าจอก่อนเริ่มใช้งานจริง แล้วค่อยล้างทิ้งทีเดียว

เอกสารสำหรับผู้ดูแล

อธิบายโครงสร้างชีต วิธีสำรองข้อมูล วิธีตั้งรหัสผ่านใหม่เมื่อลืม และจุดที่ต้องระวังเวลาแก้ข้อมูลในชีตโดยตรง

หน้ารายงานสรุป เลือกช่วงวันที่ แสดงรายได้รายวัน รายการซ่อมที่พบบ่อย สรุปตามสถานะงาน และรายการบิล — รายงานสรุป — เลือกช่วงวันที่เอง เห็นรายได้รายวัน รายการซ่อมที่พบบ่อย สรุปตามสถานะงาน และบิลทุกใบที่ออกในช่วงนั้น

ภาพหน้าจอทั้งหมดถ่ายจากชุดข้อมูลตัวอย่างที่สร้างขึ้นเพื่อการนำเสนอ ไม่ใช่ข้อมูลจริงของลูกค้า ชื่อร้าน โลโก้ ที่อยู่ และเบอร์โทรที่เห็นในภาพเป็นข้อมูลสมมติ โดยชื่อลูกค้าถูกปิดไว้ตามข้อตกลง

มีระบบที่ยังทำอยู่ใน Excel อยู่ไหม

ระบบคลังสินค้า งานซ่อมบำรุง บันทึกงานประจำวัน หรือระบบเฉพาะทางของธุรกิจคุณ คุยโจทย์ก่อนได้ ประเมินขอบเขตและราคาให้ฟรี

คุยงานผ่าน LINE 098 926 6193